Fare ordine in ufficio? È più semplice di quel che sembra

Condividi l’ufficio – o, peggio, la scrivania – con altri colleghi e, alla fine della giornata, il risultato è sempre un gran caos di alimentatori, chiavette USB, fogli sparsi ovunque? Bastano pochi semplici trucchi come quelli che seguono per rendere più accogliente e vivibile l’ambiente di lavoro e fare un po’ di ordine in ufficio.

Tre regole per controllare il caos e tenere ordine in ufficio

La prima regola d’oro è sistemare sempre prima di andare via: non importa quanto stanco tu sia dopo otto ore di lavoro o quanta fretta tu abbia di andare a casa e rilassarti sul divano o stare in giro a far festa con gli amici, mettere a posto la scrivania ti aiuterà a iniziare bene la giornata e a non confonderti inutilmente le idee il giorno dopo. Butta insomma fogli e foglietti che non usi più, sistema nel portapenne penne e matite che hai lasciato sparse sulla piano di lavoro, svuota tazze e tazzine e lavale in modo che siano pronte per essere utilizzate l’indomani: consideralo come un segno di rispetto nei confronti di chi utilizzerà la postazione di lavoro dopo di te se lavori in uno spazio di co-working o di chi si occuperà di pulire e mettere in ordine in ufficio dopo l’orario di attività.

Se per le tue mansioni ti ritrovi spesso a maneggiare cartelle e faldoni di documenti, potresti avere almeno tanta paura di caos e disordine quanto una certa tendenza a crearli. Non serve, però, che qualcuno ti ricordi quanto è importante che tu sappia dove e come trovare le carte di cui hai bisogno o che tu possa farlo velocemente quando serve. Per fare più ordine in ufficio, così, oltre a evitare di lasciare fogli in giro e non custoditi, potresti stabilire un metodo di catalogazione – per ordine alfabetico, per anno, dai più vecchi ai più recenti, eccetera ma, se lavori in uno studio già avviato per esempio, con ogni probabilità c’è stato già chi si è occupato di trovarne uno – e utilizzarlo sempre. In alternativa, stampa etichette online da utilizzare per appuntarti dettagli fondamentali su una pratica o un fascicolo o da attaccare sui faldoni, meglio se di colori diversi, per renderti immediatamente conto di quanto urgente è occuparsi dei documenti che contengono. Se ci sono aree relax comuni, tra l’altro, puoi usare le stesse etichette per distinguere tazze, bicchieri, portapranzo di altri colleghi.

Se occuparsene quotidianamente è l’unico modo per assicurarsi un po’ di ordine in ufficio, considera infine che periodicamente potresti aver bisogno di fare grandi pulizie in ufficio, proprio come a casa. Butta gli oggetti inutili che, per settimane e settimane, hai lasciato accumulare sulla scrivania o nei cassetti. Seleziona tra i documenti quelli di cui hai bisogno veramente e quelli che puoi conservare in archivio. Sgroviglia alimentatori del PC, caricabatterie dello smartphone, auricolari e dai a ciascuno un posto in cui risulti facile da trovare anche quando durante quella call con il cliente più importante ti accorgi dell’inesorabile spia rossa. Se non c’è chi se ne occupa al posto tuo, infine, togli la polvere dalla tua postazione: renderà più vivibile un posto in cui trascorri molte ore della tua giornata.