6 consigli per migliorare la produttività in ufficio

In questa guida puoi trovare 6 consigli operativi per aumentare la tua produttività ed essere più efficiente sul posto di lavoro.

1.      Pianifica la giornata

Il primo è forse più importante consiglio per migliorare la produttività è pianificare la tua giornata. Puoi farlo di giorno in giorno all’inizio o alla fine dell’orario di lavoro oppure anche settimanalmente. Di solito, pianificare le attività risulta utile anche per coordinarsi con i colleghi e calendarizzate tutti gli impegni comuni come riunioni e compiti che hanno bisogno di più personale.

2.      Usa un’agenda

È sempre una buona pratica utilizzare un’agenda per organizzare il tuo lavoro in ufficio. Può trattarsi di un’agenda cartacea, elettronica o anche una lavagna. Sono strumenti di lavoro che ti aiutano a pianificare la giornata, gestire le priorità, ricordarti anche le piccole cose, fare una check list e tenere traccia di quello che hai fatto.

Dedica una parte dell’agenda agli appunti perché è impossibile fare affidamento esclusivamente sulla tua memoria e ricordarti tutto. Nel caso in cui dovessi avere un assistente, puoi dire a lui di appuntarsi tutte le piccole cose imparando quindi anche a delegare.

3.      Gestisci le priorità

Per diventare più efficiente e produttiva, è fondamentale gestire le priorità. I task più sostanziosi e rilevanti vanno svolti nelle ore centrali della giornata quando l’energia è al massimo. Lascia invece le attività meno sostanziali per l’inizio o alla fine della giornata. Questi sono suggerimenti generali che puoi personalizzare in base come effettivamente operi durante l’orario di lavoro. Trova quindi un modello che si possa adattare alle tue specifiche esigenze.

4.      Silenzia le notifiche

Per aumentare la produttività sarebbe opportuno silenziare le notifiche del telefono smartphone personale ma anche quelle che ci avvertono dell’arrivo di una e-mail. Tutti questi allarmi visivi e sonori interrompono la tua concentrazione e spesso non sono particolarmente urgenti.

All’interno della giornata sicuramente ci sono delle ore in cui lavori meglio e processi molti più compiti; è proprio questo il momento ideale per silenziare le notifiche e concentrati al meglio.

5.      Prenditi una pausa

Potrebbe sembrare strano ma prenderti una pausa aiuta a migliorare la produttività. Fare una pausa ogni tanto è essenziale per evitare le distrazioni e le interruzioni. Infatti, se lavori per molte ore di seguito, è molto più facile e frequente avere degli stop perché il tuo cervello ha proprio bisogno di staccare.

Quando pianifichi la tua giornata, prevedi anche una serie di pause da quelle più lunghe per il pranzo a quelle un po’ più corte. Ricorda di bere e mangiare qualcosa durante le pause per ristabilire le energie e l’equilibrio idrolitico dell’organismo.

6.      Sfrutta i tempi morti

In tutti i lavori normale che ci siano dei tempi morti. Per esempio, potrebbe succedere che devi aspettare la fine della stampa per poter proseguire. Sono momenti ideali per fare qualcos’altro come controllare le e-mail, fare scorte leggendo le recensioni dei prodotti di cartoleria, fare una telefonata oppure confrontarsi con la collega.